Tomando notas de forma efectiva (I)

Tengo la manía de querer recordarlo todo. Pero mi cerebro, como el de todos, está hecho más bien para analizar y componer ideas nuevas que para guardar un montón de información. Así que hago lo que casi todo el mundo ha hecho desde siempre: tomar notas. Es algo que, si no hago, creo que no estoy trabajando (o, peor todavía, que estoy trabajando sin organización y de forma poco efectiva). Puedes llamarme maniático, pero así de importante es para mí llevar un registro de lo que hago, lo que se me pasa por la cabeza, en qué empleo mi tiempo, etc.

¿Por qué quieres mantener un registro?

Se trata, en mi opinión, del elemento que más puede aumentar la eficacia de una persona con la mínima inversión de tiempo (y dinero) requerida: tomar notas y procesarlas correctamente. Desde que empecé a trabajar me di cuenta de que las personas que mejor hacían su trabajo, y a las que me gustaría parecerme, tomaban notas sin parar. Así que decidí ponerme a tomar notas (llegando a veces a excesos que llevaron a ganarme algún que otro mote gracioso). Esto es lo que hago.

Empezando por el principio: ponte a escribir

En mi opinión, el proceso consta de dos partes fundamentales: tomar notas  y procesarlas. No tendrás mucho que procesar si no has escrito nada. Así que el primer paso, y el más importante, es empezar a tomar notas durante tu vida ordinaria.
No te obsesiones con la forma en que deberías hacerlo, cómo organizarlas, qué estructura darles, etc. Eso no hará más que detenerte y que no empieces nunca. Además, no es importante cuando estás empezando (lo importante realmente es empezar). Al poco tiempo verás que ya has desarrollado una forma con la que te sientes cómodo y te resulta últil cuando estés revisándolas después. Así que empieza a escribir ya.

Cosas que van a ayudarte

Una vez has cogido algo de inercia y lo de coger notas se ha convertido en un hábito ordinario, empieza a mejorar la forma en que lo haces. En mi caso, considero que ayuda bastante hacer lo siguiente:
  • Dale un título descriptivo a tus notas. Basta con algo sencillo y no muy largo que te proporcione algo de contexto acerca de qué trata la anotación que viene a continuación.
  • Enumera las páginas. Así podrás localizar cualquier cosa rápidamente mediante un índice (explicado más adelante) o hacer referencias a otras notas.
  • Pon siempre la fecha de cuándo hiciste la anotación. Siempre que hagas la primera anotación del día, empieza poniendo la fecha.
  • Crea un índice. Reserva las primeras tres o cuatro páginas para el índice y ve rellenándolo conforme haces más y más anotaciones (esto lo suelo hacer una vez al día). Este índice debería contener, como mínimo, la página donde se encuentra la anotación, la descripción (título) y la fecha.
Siguiendo estas cuatro pautas ya tienes un cuaderno más organizado que el 90% de los que me he visto en mi vida. Creo, además, que resulta bastante sencillo: nada de usar distintos colores, poner pegatinas para marcar páginas especiales o dividir un cuaderno por temas. Sencillamente escribir siguiendo un orden cronológico manteniendo estos cuatro elementos.

Algunos detalles más

Usa símbolos para identificar notas especiales. A este respecto, intento que sean los mínimos necesarios: una exclamación para algo importante (!), algo que parezca una bombilla para una idea sobre la que quiero volver más adelante y un círculo para una tarea nueva que he pensado que tengo que hacer. Apunte: intento no utilizar la libreta para gestionar tareas, pero a veces es mejor escribirlas a mano que perderlas (sobre cómo gestiono mis tareas escribiré más adelante).
Otra cosa que ayuda es dejar un espacio (al menos una línea) al final de cada anotación. De esta forma podrás añadir alguna aclaración que se te ocurra posteriormente. En mi caso, lo más normal es que sea una referencia a una página posterior donde continúo tratando el mismo tema.

Olvídate de la tecnología y presta atención a los detalles

Quieres que el proceso de tomar notas sea rápido, que lo puedas hacer en cualquier momento y cualquier lugar y quieres que no te falle nunca: quieres papel y lápiz. No intentes tomar notas en utilizando una tablet o escribiendo directamente en tu ordenador portátil. No será ni la mitad de efectivo y la sensación de que tienes algo "definitivo" (ya no lo tienes "que pasar a limpio", ¿eh?- venga ya, chaval, que no estás en el instituto) hará que sea más difícil que vuelvas sobre tus notas más adelante. Y créeme, ésa es la parte donde esto se pone interesante, no te la puedes saltar.

Conclusión

Así es como termina la primera parte de esta serie. La próxima tratará de qué hacer con esa información que has estado recopilando. Ahí es donde esto cobra sentido pero, como dije antes, hay que empezar por el principio (y es mejor hacerlo bien).

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